Рубрики:
- Люди
- Экспертное мнение
Этикет web
14.03.2018
В повседневной жизни мы всегда стараемся следовать этикету, под которым понимается свод правил и законов, принятый в определённом обществе. Существует множество различных видов этикета, регламентирующих поведение человека практически в любой деятельности: светский, столовый, свадебный, театральный, религиозный, деловой и другие.
Президент «Альянс Франсез-Новосибирск», эксперт по международному протоколу и этикету Татьяна Широцкая о правилах деловой переписки в сети.
Сегодня в деловом общении все большее значение приобретает общение посредством переписки по электронной почте, а также в различных мессенджерах для оперативного решения вопросов. Но очень часто мы не выполняем даже базовые требования, которые предъявляются к письмам, что в свою очередь может негативно сказаться в будущем на нашей деловой репутации. Для того чтобы этого избежать, необходимо следовать этикету электронной переписки. А также соблюдать правила вежливости при переписке в мессенджерах.
Слово «сетикет» (от англ. netiquette) расшифровывается как «сетевой этикет». Это понятие объединяет в себе правила поведения и взаимоотношений в компьютерных сетях. Соблюдение этих правил обязательно потому, что в электронной среде нет такого четкого статусного разделения между её участниками, как, например, при личном общении. И формирование делового имиджа, а также определение качества контакта происходит на расстоянии посредством определенных «сигналов», которые мы получаем от потенциального собеседника при прочтении письма / сообщения.
Поэтому первой моей рекомендацией будет: помните, что вы общаетесь с человеком. Руководствуйтесь правилом «не поступайте с другими так, как бы вы не хотели, чтобы поступали с вами». Будьте вежливы, ясно излагайте свои мысли / намерения / просьбы / пожелания. В случае возникновения недомолвок / непонимания / собственной негативной реакции уточните, что именно собеседник имел в виду. Помните, что именно вы можете ошибиться в толковании слов собеседника. Сохраняйте лицо. Если вас не устаивает результат общения, не торопитесь отвечать негативом. Будьте этичны. Помните «e-mail – не воробей, вылетит – не поймаешь.
Уважайте время и возможности собеседника. Отправляя сообщение, вы не можете знать наверняка, в какой реальной ситуации находится ваш собеседник, поэтому, не делайте поспешных выводов, не получив моментального ответа.
Помните о Дейле Карнеги, который сказал, что имя человека – самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке. Желая установить контакт, ВСЕГДА! обращайтесь по имени. В противном случае, отправляя сообщение, которое начинается со слов: «Приветствую», «Добрый день» и т. д, не рассчитывайте на быстрое расположение собеседника.
В этой же связи приведу в пример Наполеона третьего, племянника великого Наполеона, который гордился тем, что помнил имена почти всех людей, с которыми он когда-либо встречался. Нам с вами это сделать несложно, достаточно лишь уделить этому определенное внимание, акцентировать собственное сознание. Существует множество специальных трюков для запоминания имён, а также этикетных способов уточнить имя в случае, если вы его не расслышали при знакомстве и должны написать ему письмо / сообщение.
Теперь непосредственно о деловых письмах. Специалисты по деловому этикету выделяют шесть важнейших индикаторов делового имиджа в электронном письме:
1. Персональное обращение и приветствие.
Для того чтобы правильно обратиться к адресату всегда смотрите на подпись в блоке контактной информации. В свою очередь помните, что представляться и подписываться нужно именно таким образом, каким вы желаете, чтобы к вам потом обращались. Не стоит употреблять в приветствии фразу «Доброго времени суток!». В деловом сообществе это обращение расценивается как дурной тон и не соответствует нормам современного русского языка. Не пишем «Доброго дня!», «Доброго вечера!». Помним, что в русском языке при приветствии употребляется именительный падеж («Доброе утро!», «Добрый день!», «Добрый вечер!»). При прощании – родительный падеж («Спокойной ночи!», «Всего доброго!», «Желаю хорошего вечера»).
2. Грамотное заполнение поля «Тема».
Надлежащим образом заполненное поле «Тема» помогает быстро идентифицировать содержание письма и степень его важности. Не оставляйте его пустым. Помните, что грамотная работа с полем является индикатором профессионализма и культуры делового общения.
3. Выражение слов признательности за обращение.
Слова признательности являются признаком хорошего тона и общей культуры делового общения. Здесь возможно использовать следующие формулировки: «Спасибо за ваше письмо», «Я признательна, что вы откликнулись на моё предложение», «Благодарю вас за интерес к моей работе» и т. д.
4. Позитивное завершение письма.
В завершение письма не забывайте выразить ваши наилучшие пожелания и надежду на скорое решение вопроса / плодотворное сотрудничество. Для этого существует множество вариантов.
5. Подпись и блок контактной информации.
Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Любой из адресатов должен иметь возможность оперативного диалога с вами. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.
Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас.
6. Время ответа на письмо.
На электронные письма обязательно нужно отвечать. Игнорируя письмо, вы показываете своё безразличие и непрофессионализм. Даже если вы получили письмо по ошибке, и оно предназначалось кому-то другому, всё равно необходимо на него ответить.
Время ответа на e-mail не должно превышать 2-3 суток. На особо важные письма отвечайте в течение 6-12 часов. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки, поскольку отсутствие ответа на электронное письмо в течение 7 дней расценивается как явный отказ от общения.
Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый её и заканчивает.
Стоит помнить ещё о нескольких важных требованиях и правилах составления делового письма.
● Пишите грамотно. Не забывайте о правилах пунктуации и орфографии.
● Начинайте предложения с прописной буквы, а заканчивайте – точкой. Письмо, состоящее лишь из строчных (маленьких) букв, да ещё и не разделенных знаками препинания, воспринимается очень тяжело, а для выделения отдельных мыслей потребуется время.
● Дурным тоном считается написание письма заглавными буквами. НЕПРЕКРАЩАЮЩИЙСЯ КРИК воспринимается гораздо сложнее, чем обычный текст.
● Если в вашей компании корпоративные стандарты оформления электронных писем довольно мягкие, либо ваше послание не слишком официальное, для более полной передачи чувств и эмоций можно использовать смайлы.
● Электронные письма не нужно делать слишком длинными. Их объём должен составлять половину от текста, написанного на бумаге. В том случае, если вам все-таки необходимо отослать большой объём информации, следует оформить её в виде вложения, а в самом сообщении поместить краткий сопроводительный текст.
Свежие статьи
Подписаться на рассылку
status-media.com
Отправляя форму вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Добавить комментарий
Для того, чтобы оставить комменатрий вам необходимо зарегистрироваться!