Рубрики:
- Life Style
- Места
- О бизнесе
Как организовать крупное мероприятие
23.04.2018
МВК «Новосибирск-Экспоцентр» — одна из крупнейших событийных площадок сибирской столицы. Форумы, выставки, концерты, мастер-классы и конференции — Экспоцентр подходит практически для любого формата. Организация серьезного мероприятия — огромная работа. О том, как не допустить ошибок и избежать сложностей в этом многогранном процессе, рассказал исполнительный директор МВК «Новосибирск-Экспоцентр» Сергей Косенко.
Есть организаторы, которые уже знают нашу площадку хорошо и приходят к нам с готовыми решениями. Но в большинстве случаев заказчикам необходимо помогать — рассказывать о нашем предыдущем опыте и наших возможностях, задавать направление. Кроме того, с каждым годом к нам приходит все больше новых молодых организаторов, которые недооценивают объем работ при подготовке мероприятий. Зачастую большинство из них совершают вполне стандартные ошибки, которые можно избежать. Мы составили своего рода чек-лист факторов успеха, который, надеемся, поможет организаторам грамотно подходить к планированию и проведению событий любого масштаба.
Правильный расчет тайминга
Правильный тайминг — основной фактор успеха, но именно о нем часто забывают. Нередко организаторы слишком многое оставляют «на потом», а в последний момент начинают вспоминать о недоделках и работать в такой спешке, что ошибки просто неизбежны. По опыту могу сказать, что на качественную подготовку практически любого крупного проекта требуется от пяти до семи месяцев. Это минимум! Лучший вариант — начинать готовить крупное мероприятие за год. Этот период позволяет разработать концепцию, договориться с площадкой об оптимальных датах, начать работать с программой, с участниками. Тайминг должен быть в деталях расписан, его выполнение необходимо контролировать еженедельно. При таком подходе вероятность срывов минимизируется, и ко дню мероприятия организаторы подходят во всеоружии.
Качественное планирование процессов
Чтобы организовать масштабное мероприятие, работать нужно сразу в нескольких направлениях. Успех будет затруднен, если хотя бы по одному из направлений наблюдается недоработка. Сегодня некоторые организаторы, на мой взгляд, мало внимания уделяют планированию деталей. Многие даже не прописывают техническое задание для площадки, а план и график работ — это вообще для них некое открытие. На какие процессы нужно обратить особое внимание? Во-первых, необходимо разработать подробное техническое задание для площадки. Во-вторых, нужно создать понятную рекламную стратегию, определить сроки подготовки материалов. Чтобы продать любой проект, нужна качественная мультиканальная реклама. Многие организаторы недорабатывают в этой части и жалуются потом на плохие продажи. Бывают случаи, когда материалы для оформления мероприятия подаются нам в ночь до события. О чем тут можно говорить? Третья задача — наполнение мероприятия, общение с артистами, спикерами или экспонентами.
Разделение зон ответственности
Все перечисленные выше направления нужно курировать в ежедневном режиме. Организация масштабного события — командная работа. Заметная ошибка, которая порой приводит к коллапсу — это попытка самого ответственного человека вывезти все в одиночку. Обычно это некий идейный вдохновитель события — человек творческий, грамотный, но переоценивающий собственные силы. В конце концов, он понимает, что действовал неправильно, но осознание приходит слишком поздно. Должно быть четкое разделение внутри команды организаторов: один отвечает за работу с площадкой, второй — за «начинку», то есть программную часть, третий — за PR-поддержку. И, конечно, должен быть четвертый человек, который составляет бюджет всего мероприятия и планирует план платежей и план поступления денег с продажи билетов. Безусловно, четырьмя людьми команда не ограничивается, но эти четыре больших важных направления, с моей точки зрения, должны быть в профессиональных руках.
Коммуникации
Очень важный момент — это коммуникации между всеми участниками процесса. Все коммуникации должны идти по четкому проговоренному алгоритму. С представителем площадки общается один менеджер-организатор. Именно он является точкой входа и выхода информации. Расскажу один случай. Организаторы занимались подготовкой мероприятия на нашей площадке, и вроде бы все шло неплохо, но один из них решил вмешаться в процесс и начал в обход основных каналов коммуникации давать задания рабочим, техперсоналу и так далее. В итоге он нарушил слаженный процесс, и произошел сбой. Хотя при этом у данной команды был четкий тайминг, отличная концепция и хорошее понимание, что за чем идет. Как сказал один из наших заказчиков: «Все должно быть в одной голове…» Он имел в виду, что в каждом направлении деятельности один человек должен управлять процессами и людьми, чтобы все шло слаженно.
Особенности площадки
Среди достоинств комплекса можно отметить вместительную парковку, большой гардероб, мобильное легко трансформируемое пространство, постоянного партнера — кейтеринговую службу. Мы готовы сегодня проводить мероприятия до 15 тысяч человек. Недавно у нас прошло мотивационное шоу Ника Вуйчича. Там было почти 5 тысяч человек в одном павильоне. Все комфортно припарковались, зашли, разделись. Чтобы никому не было тесно, мы открыли третий этаж — люди могли пройтись, развеяться. И было отлично! Немаловажно, что в нашем здании работает профессиональная служба безопасности, продуманы пути эвакуации — у нас все павильоны оборудованы специальными большими воротами. В случае форс-мажорных обстоятельств эвакуация тысяч людей займет несколько минут. Полную готовность площадки представитель Экспоцентра демонстрирует организаторам за день до события.
Тренды
2017 год был для нас очень позитивным. Событий в МВК «Новосибирск-Экспоцентр» становится с каждым годом все больше. Организаторы, можно сказать, распробовали нашу площадку, поняли ее возможности и преимущества. Какие события пройдут у нас в 2018 году? Их очень много! Если говорить о трендах, то я бы отметил серьезный рост числа событий, связанных с IT-сферой и технологиями. Год назад у нас был только CodeFest, а в следующем году планируется около четырех проектов для программистов и разработчиков. И, кстати, хочу отметить, что в следующем году состоится несколько мероприятий с медицинским уклоном. Так что в IT-сфере и медицине активность проявляется сильнее всего. Ну и, конечно, с нами остаются наши знаковые проекты, в частности, один из крупнейших российских форумов «Технопром», форум «Транспорт Сибири» и Новосибирский агропродовольственный форум.
Кроме этого стали чаще проводиться развлекательные мероприятия, очень динамично проходит Главная Елка Сибири, на которую все больше и больше приезжают иногородние посетители.
Но самый главный и позитивный тренд — появление достаточного количества новых ярких организаторов из Москвы и регионов. Сейчас мы уверены и чувствуем, что объем событийного рынка имеет огромный потенциал.
Свежие статьи
Подписаться на рассылку
status-media.com
Отправляя форму вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Добавить комментарий
Для того, чтобы оставить комменатрий вам необходимо зарегистрироваться!