С чего начать переход на ЭДО компании

Переход на электронный документооборот лучше начинать не с выбора программы, а с анализа существующих процессов. Если просто заменить бумажные документы цифровыми, не меняя порядок работы с ними, часть преимуществ автоматизации останется неиспользованной.

Поэтому первый этап – понять, какие документы компания создает, кто их готовит и подписывает, кому они передаются и сколько времени занимает весь процесс.

Проведите аудит документооборота

Необязательно сразу анализировать абсолютно все документы. Для начала стоит выделить наиболее массовые или проблемные процессы.

Зафиксируйте:

• какие документы используются чаще всего;
• сколько экземпляров оформляется за месяц;
• кто участвует в согласовании и подписании;
• сколько времени занимает обработка;
• где документы задерживаются или теряются;
• какие операции выполняются вручную;
• сколько ресурсов уходит на печать, отправку и архив.

Такой аудит помогает понять, где внедрение ЭДО даст наиболее заметный результат.

Выберите первый процесс для перевода в электронный вид

Переходить полностью на цифровой документооборот за один день необязательно. Практичнее выбрать один понятный сценарий и сначала проверить его. Например, это может быть обмен актами и договорами с контрагентами, кадровые документы или взаимодействие с клиентами-физлицами.

Разные задачи могут требовать разных решений. Для обмена между юридическими лицами часто используются операторские системы ЭДО, а для оформления документов с клиентами могут применяться специализированные сервисы. Например, решения компании F.Doc предназначены для электронного подписания документов между бизнесом и физическими лицами.

Проверьте юридическую и техническую схему

До запуска нужно определить, какие виды электронной подписи подходят для выбранных документов, кто имеет право их создавать, согласовывать и подписывать.

Одновременно стоит проверить, нужна ли интеграция с CRM, ERP, 1С или другой системой. На первом этапе сложная интеграция требуется не всегда: пилот можно запустить через веб-интерфейс, а автоматизацию настроить позднее.

Обучите сотрудников

Даже удобный сервис не решит задачу, если сотрудники продолжат работать по старой схеме. Поэтому перед запуском необходимо объяснить новый маршрут документа и распределить ответственность.

Полезно назначить сотрудника, который будет собирать вопросы и фиксировать проблемы во время тестирования.

Запустите пилот и заранее определите метрики

Хороший пилот – это не просто месяц работы в новом сервисе. До старта нужно зафиксировать показатели, с которыми затем можно сравнить результат.

Например:

• время оформления одного документа;
• количество распечатанных страниц;
• долю документов с ошибками;
• средний срок подписания;
• количество потерянных или неподписанных экземпляров;
• трудозатраты сотрудников на архивирование;
• долю операций, которые удалось полностью провести электронно.

Если компания работает с клиентами, дополнительно стоит измерять количество успешных подписаний и причины отказов.

Через несколько недель те же показатели нужно собрать повторно. Тогда эффект ЭДО можно оценивать по цифрам, а не по субъективному ощущению сотрудников.

Масштабируйте проверенную схему

Если пилот показал результат, можно добавлять новые виды документов, отделы и филиалы, подключать интеграции и автоматические маршруты.

Необязательно стремиться сразу отказаться от всей бумаги. Гораздо важнее последовательно переводить в электронный формат процессы, где это действительно сокращает время и расходы.

Такой подход позволяет компании перейти на ЭДО постепенно: сначала проверить гипотезу на ограниченном участке, исправить слабые места и только затем распространять работающий сценарий на весь бизнес.